SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO
Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.
Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente
El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :
Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.
Primera Unidad o Palabra de Orden Primer apellido
Segunda Unidad o Palabra de Orden Segundo Apellido
Tercera Unidad de Orden Nombre
Cuarta o más Unidades Otros datos
Aclaratorios
Ejemplo
Apellidos con prefijos y partículas
En los apellidos que tienen partículas se considera la partícula como parte de la unidad de ordenamiento.
Ejemplo
Sistema de Clasificación Alfabético
Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.
Ejemplo
4. Nombre de Mujeres casadas y viudas
En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil (Matrimonio o viudez)
Si la persona cambia su documento de identificación, el ordenamiento se realiza teniendo en cuenta como primera unidad de ordenamiento
En los apellidos que tienen partículas se considera la partícula como parte de la unidad de ordenamiento.
Ejemplo
Sistema de Clasificación Alfabético
Apellidos Compuestos
Se toma como una Unidad de Ordenamiento. En estos casos se recomienda además averiguar el segundo apellido.
Ejemplo
4. Nombre de Mujeres casadas y viudas
En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil (Matrimonio o viudez)
Si la persona cambia su documento de identificación, el ordenamiento se realiza teniendo en cuenta como primera unidad de ordenamiento
TOPONIMIA
Cuando nos referimos a Toponimia, estamos definiendo a una rama de las ciencias onomásticas que trata sobre el estudio de los nombres geográficos los problemas derivados de su tratamiento.
Toda cartografía necesita de un mínimo de nombres para designar e identificar accidentes de lugares. Sin ellos, el mapa se convertiría en un mero diagrama de distribución de símbolos desconocidos para el usuario.
Representan una parte importante de la cartografía mundial y son elementos vitales de la carta náutica y del mapa. Se utilizan para localizar cualquier tipo de accidentes, operaciones logísticas, búsqueda y rescate, publicaciones científicas o de divulgación
Sistema Temático
Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.
Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.
SISTEMA NUMÉRICO:
Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
Ejemplo ABADIA GOMEZ GIRALDO ABADIA MARTINEZ LOPEZ ABADIA MARTINEZ RESTREPO
EJEMPLO 1. 1.1.1 1.2.1 2. 2.1.1 2.1.2
Ordenamiento cronológico
La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen
Clasificación de los apellidos según abecedario
<Camargo Peralta José Antonio
<Galvis Martínez Alfredo
<Galvis Rubio Luis Alfredo
<Jiménez Ortiz Abelardo
<Pérez Acosta Adres
<Pérez Díaz Carlos Andrés
<Rey Vargas María Camila
Ley 594 del 2000
Esta ley es muy importante que la tengamos siempre presente todos aquellos que se especializan como técnicos en administración documental ya que tiene por objeto establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, esta ley se interesa por la administración publica y privada que cumpla funciones publicas y demás organizaciones que establezca este acuerdo.
Esta nos permite conocer los diferentes conceptos acerca de esta área comenzando por el significado de archivo en sus distintos aspectos como lo son: los públicos, los privados de interés públicos, totales, sus funciones, sus gestiones, su patrimonio y su soporte.
El objetivo principal de la organización de los archivos es la de tener una información que sea recuperable para su uso en la administración del servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por esto decimos que los archivos son muy importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
La presente ley nos enriquece en conocimientos y conceptos de diversas entidades encargadas de la administración, explicando lo que es y que función cumple en este caso decimos que:
el archivo general de la nación es un conjunto de instituciones articuladas entre si, encargada de orientar y organizar la función archivística para la eficacia de la gestión del estado.
Cuando nace la ley 594 del 2000
Viernes 14 de julio
De 2000 se publicó la ley 594 de 2000,la presente ley tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Código de ética del archivista
El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.
El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.
El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.
El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo.
El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.
El archivista respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco de la legislación vigente.
El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que la comunidad ha depositado en él.
El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de su investigación y experiencias.
El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas así como con profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo.
Que articulo me gusto más?
En verdad me gustaron casi todos porque de ellos aprenderemos a ser responsables, y a trabajar con ética.
Me gusto mucho el articulo 8 porque en él dice. Que el archivista NO deberá utilizar su posición que le da su cargo para benéfio de sí mismo, puesto que ha ganado la confianza y la posición de respetar para hacer su trabajo con ética y valor humanitario hacia la comunidad
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