miércoles, 20 de junio de 2012

Archivo acta memorando,circular externa y interna


                                                                 MEMORANDO


003-11 A
Bogotá D.C, 21 de Marzo de 2012
PARA:   Operadores Comerciales
DE:   Coordinador
ASUNTO: Llamado de atención

La empresa enfrento una falta de interés y de poca responsabilidad, evidenciada por un déficit alto en cada uno de los operadores comerciales.
Si esta tendencia se mantiene la empresa se vera obligada, a  tomar medidas disciplinarias, con el fin de contrarrestar esta situación.

Agradezco su atención
Atentamente,
Bryan Camilo Martínez
Coordinador


Proyecto: Stella García









                                          MEMORANDO

001-11 B

Bogotá D.C 21 de Marzo del 2012
PARA:   Todos los vendedores
DE: Jefe  de ventas
ASUNTO: Plan de ventas promocional

Se les informa que a partir del 24 de septiembre hasta noviembre 30 del presente año se llevara acabo la feria del automóvil marca Renault. Se realizara un descuento del 10% en el valor total del vehículo (si el pago es de contado); y planes de financiamiento, con interés del 2.5% mensuales, a un plazo de 32 meses (si el pago es a crédito).
Por este motivo solicito elaborar la publicidad correspondiente.

Atentamente:
Stella García
Jefe de ventas

Proyectó: Bryan Martínez








CARTA
                

Bogotá D.C, marzo  23 DE 2012                        

Señores       
 POSTOBON S.A
Asunto: Celebración día del agua
Cordial saludo

Es grato para  nosotros saber que empresas como la que ustedes  muy acertadamente lideran, trabajan para mejorar la calidad de vida de los colombianos buscando que muchos de estos puedan cumplir las metas que se proponen y así contribuir con el desarrollo del país.
Sabiendo  del apoyo que esta importante empresa  ha brindado  a esta notable causa y debido  a la crisis que estamos  viviendo  actualmente por el deterioro de los recursos naturales y escasez del agua.
Por tal motivo se tiene programado  una conmemoración del día internacional del agua Esto con el fin  de concientizar a la niñez y juventud  sobre la importancia de tener buenos hábitos para el ahorro vital de este recurso.
Por lo anterior  queremos solicitar su colaboración con la ayuda  de algunas bolsas de agua Oasis para refrescar a la juventud en este evento.

De antemano agradecemos por que esta sea tenida en cuenta.
En espera  de una respuesta favorable.
Atentamente
Stella García
Departamento Recursos Humanos

Proyector: Bryan Martínez Bernal

ALPINA S.A.
CIRCULAR EXTERNA      No.001


Bogotá D.C, 22 marzo de 2012

PARA: COORDINADORES DE VENTAS ÉXITO

ASUNTO: Diagnostico de ventas del año actual

De la manera más atenta les solicitamos el informe de ventas de nuestros productos ALPINA para informarnos sobre la demanda de los mismos y brindar mejor  calidad a nuestros clientes.

Cordial Saludo,





ALEXANDER MENDEZ
Gerente.

Proyectó:  Maryory C.


                         ASOCIACION DE LAS PALMAS

CIRCULAR EXTERNA No. 002




                       Bogotá D.C, 22 de marzo del  2012

DE: ASOCIACION DE LAS PALMAS
PARA: INTEGRANTES DE LA ASOCIACION DE LAS PALMAS
ASUNTO: Construcción del área de juegos para niños.

El motivo por el cual me dirijo a ustedes es para informarles que la construcción del área de juegos para niños dentro de nuestro fraccionamiento residencial ya ha comenzado de manera satisfactoria y sin percances. También es mi deber convocarlos a una junta de propietarios este martes 27 de marzo del 2012 para presentar ente ustedes los informes que me han hecho llegar los encargados del proyecto, así mismo, revisaremos las cuentas que se han desprendido de la construcción.






ATENTAMENTE
ROGELIO PARDO
Presidente.

Proyectó: Leonor B.


               



técnico en archivo

MUJERES CASADAS-APELLIDOS COMPUESTOS-PREFIJOS

A
Amaya del Campo Esteban
Andrade Alicia Valencia (de)
avellaneda Ricaute Henri
B

Barrrera Henao Tucas

C
Cano Albares Luis
Cadena Amparo Olarte (de)
Cuesta Mejía  Adolfo

D


De los  Lagos Mora Enrique

F


Fernandez de la Rosa Andres

G


Garces Gisela Mantilla (de)
Gil Caldas  Susana

L


Ladino Morales Nestor

M


Montilla Cuerro Luciano
Montero Cajiado Narda

R

Rojas Leon Pantoja (de)
Rojas Luisa Pantoja (de)

S

solarte Dussan  Fernadez

V

Vanegas Alirio




ARCHIVO GEOGRÁFICO POR DIRECCIONES


Este programa  de archivo por distribuidora de producto ,empresa de servicios públicos oficina de correos,empresa privada de vienes raíces el ordenamiento de gavetas.
Guía principal por orden alfabético para identificar las calles,avenidas,carreras.

su guía con el numero de la avenida,calle,carrera,diagonal,transversal,correspondiente las carpetas están rotuladas con la dirección siguiendo un orden,numero y alfabético.
cuando el ordenamiento es personas ,se separan el norte del sur oriente occidental

A

autopista
autopista norte 187-46
autopista sur 3-84
avenida
avenida caracas 65-37
avenidad jimenez 7-60
avenidad jimenez 15-26

C

calle
calle 4 N° 50-32
calle 4 bis N°74-04
calle 13c N°18-44
calle 13 sur N°3-84
carrera
carrera 5 N°13-21

D

diagonal
diagonal 15 N° 13-21
diagonal 26 N°18-26

T

transversal
transversal 6 N°22-80




ORDENAMIENTO ALFABETO ´POR MATERIA O ASUNTO


CONCEPTO

se apoya el principio alfabético y se aplica cuando se requiere que los documentos se agrupen por el tema que trata.

CLASE DE ARCHIVO POR ASUNTOS

materias en estricto orden alfabetice o estilo diccionario se presentan los términos como en las palabras de un diccionario, necesita de tarjetero o indice diferente.
las guías principales son las letras del alfabeto


COMPONENTES:

acción principal consta:

guías auxiliares que son las letras del alfabeto
carpetas donde se guardan los documentos
carpetas de varios o micelios

Agrupación de materias según categorías lógicas o enciclopedias.Los asuntos están agrupados por relaciones lógicas en orden alfabético tienen títulos principales que se dividen  y subdividen 






COMPETENTES
E l archivo principal consta de: guías auxiliares que son las letras del alfabeto
Guías principales los nombres de los grupos
Subguias nombres de los subgrupos carpetas documentos de cada grupo





SISTEMA CRONOLÓGICO

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental el orden cronológico tiene  igual de importancia,en todas las manifestaciones humanas su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento y métodos


Ordene cronológicamente los siguientes expedientes para una oficina de abogados


Rodolfo Muñoz Rubiano 14 de enero del 2012
Maria Beltran Garzon 22 de mayo de 2012
Luis Maldonado Davila 18 de septiembre 2012
Blanco Martines de Gutierrez 21 de julio 2012
Flor Benitez Farfán 2 de mayo 2012
Hector Medina Caicedo 19 de octubre 2012
Maria Marcela Gonzales de Arenas 24 de abril2012
Dora Henao Paredes 24 de febrero de 2012
Patrocinio Lopez Paraedes 10 de noviembre 2012
Sara Martinez Salgado  30 de mayo 2012
Rafael Rodriguez Urrueña 18 de octubre 2012
Maria Obando de Useche 19 de octubre 2012
Carlos Mora Vasquez 24 de mayo 2012
Luis Huertas Rojas 24 de febrero 2012
Maria eresa Ortega Martinez 19 de febrero 2012
Guillermo Escallon Garbacho 25 de agosto 2012
Lilia Buitrago Briceño 10 de noviembre 2012
Edilma Castillo 30 de agosto 2012



Rodolfo Muñoz Rubiano 14 de enero del 2012
Maria eresa Ortega Martinez  19 de febrero 2012
Dora Henao Paredes  24 de febrero  2012
Luis Huertas Rojas  24 de febrero 2012
Maria Marcela Gonzales de Arenas  24 de abril 2012
Flor Benitez Farfán  2 de mayo 2012
Maria Beltran Garzon  22 de mayo de 2012
Carlos Mora Vasquez  24 de mayo 2012
Sara Martinez Salgado   30 de mayo 2012
Blanco Martines de Gutierrez  21 de julio 2012
Guillermo Escallon Garbacho  25 de agosto 2012
Edilma Castillo  30 de agosto 2012
Luis Maldonado Davila  18 de septiembre 2012
Rafael Rodriguez Urrueña  18 de octubre 2012
Hector Medina Caicedo  19 de octubre 2012
Maria Obando de Useche  19 de octubre 2012
Lilia Buitrago Briceño  10 de noviembre 2012
Patrocinio Lopez Paraedes  10 de noviembre 2012









































lunes, 23 de abril de 2012

archivo semana santa

ACTIVIDAD DE SEMANA  SANTA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABETICO

Tiene como principio universal, el uso del alfabeto y existen para su ordenamiento una serie de Criterios.

Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del   archivador directamente

El sistema de ORDENAMIENTIO lo podemos dividir en :
 Para Determinar el lugar que le corresponde a cada carpeta de acuerdo con el alfabeto, es necesario adoptar   CRITERIOS DE ORDENAMIENTO.  


Primera Unidad o Palabra de Orden                   Primer apellido 

Segunda Unidad o Palabra de Orden                 Segundo Apellido

Tercera Unidad de Orden                                   Nombre

Cuarta o más Unidades                                      Otros datos


Aclaratorios

 Ejemplo


 Apellidos con prefijos y partículas

En los apellidos que tienen partículas se considera la partícula como parte de la   unidad de ordenamiento.
Ejemplo 

Sistema de Clasificación Alfabético                                                                              
Apellidos Compuestos

Se toma como una Unidad de Ordenamiento.   En estos casos se recomienda además   averiguar el segundo apellido.

Ejemplo

4.   Nombre de Mujeres casadas y viudas

En los países   de habla hispana, el apellido paterno no desaparece, para efectos legales y comerciales, ni es obligatorio cambiar el documento de identificación, por el hecho de cambiar de situación civil (Matrimonio o viudez)

Si la persona cambia su documento de identificación, el ordenamiento se realiza teniendo en cuenta   como primera unidad de ordenamiento

TOPONIMIA

 

Cuando nos referimos a Toponimia, estamos definiendo a una rama de las ciencias onomásticas que trata sobre el estudio de los nombres geográficos  los problemas derivados de su tratamiento.

Toda cartografía necesita de un mínimo de nombres para designar e identificar accidentes de lugares. Sin ellos, el mapa se convertiría en un mero diagrama de distribución de símbolos desconocidos para el usuario.

Representan una parte importante de la cartografía mundial y son elementos vitales de la carta náutica y del mapa. Se utilizan para localizar cualquier tipo de accidentes, operaciones logísticas, búsqueda y rescate, publicaciones científicas o de divulgación


Sistema Temático

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.
Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conserven hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.

          



           SISTEMA NUMÉRICO:

Consiste en asignar números consecutivos a las personas o  empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.

 Ejemplo ABADIA GOMEZ GIRALDO ABADIA MARTINEZ LOPEZ ABADIA MARTINEZ RESTREPO

 EJEMPLO 1. 1.1.1 1.2.1 2. 2.1.1 2.1.2

Ordenamiento cronológico

   

La ordenación cronológica de los documentos dentro de una carpeta se establece de tal manera que el más antiguo quedará en la parte posterior o inferior, y el más reciente en la superior. Los documentos también pueden ordenarse alfabética y numéricamente. En ocasiones la complejidad del expediente aconseja conservar los documentos agrupados por conceptos en diferentes carpetas de archivo, que se integrarán en una carpeta llamada: correspondencia, facturas, informes, etc., en su interior los documentos se ordenarán por criterio cronológico. Cada carpeta ha de numerarse como si fuera un volumen



Clasificación de los apellidos según abecedario
<Camargo Peralta José Antonio
<Galvis  Martínez Alfredo
<Galvis Rubio Luis Alfredo
<Jiménez Ortiz Abelardo
<Pérez Acosta Adres
<Pérez Díaz Carlos Andrés
<Rey Vargas María Camila



Ley 594 del 2000
Esta ley es muy importante que la tengamos siempre presente   todos aquellos que se especializan como técnicos en administración documental ya que   tiene por objeto establecer reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, esta ley se interesa por la administración publica y privada que cumpla funciones publicas y demás organizaciones que establezca este acuerdo. 

Esta nos permite conocer los diferentes conceptos acerca de esta área comenzando por el significado de archivo en sus distintos aspectos como lo son: los públicos, los privados de interés públicos, totales, sus funciones, sus gestiones, su patrimonio y su soporte.
 El objetivo principal de la organización de los archivos es la de tener una información que sea recuperable para su uso en la administración del servicio al ciudadano y como fuente de la historia; por esto decimos que los archivos son muy importantes para la administración y la cultura,   porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.

La presente ley nos enriquece en conocimientos y conceptos de diversas entidades encargadas de la administración, explicando lo que es y que función cumple en este caso decimos que:
el archivo general de la nación es un conjunto de instituciones articuladas entre si, encargada de orientar y organizar la función archivística para la eficacia de la gestión del estado. 

Cuando nace la ley 594 del 2000
Viernes 14 de julio
De 2000 se publicó la ley 594 de 2000,la presente ley tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Código de ética del archivista
El archivista protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.
El archivista valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.

El archivista evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.

El archivista garantizará el continuo acceso y la legibilidad de los documentos.

El archivista registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo.
El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial.
El archivista respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco de la legislación vigente.

El archivista no deberá utilizar en beneficio propio o de terceros su posición especial y la confianza que la comunidad ha depositado en él.
El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus conocimientos y la difusión de los resultados de su investigación y experiencias.
El archivista trabajará conjuntamente con sus colegas así como con profesionales de otras disciplinas para promover la conservación y la utilización de la herencia documental del mundo.


Que articulo me gusto más?

En verdad me gustaron casi todos porque de ellos aprenderemos a ser responsables, y a trabajar con ética.

Me gusto mucho el articulo 8 porque en él dice. Que el archivista NO deberá utilizar su posición que le da su cargo para benéfio de sí mismo, puesto que ha ganado la confianza y la posición de respetar para hacer su trabajo con ética y valor humanitario hacia la comunidad